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友人の知人の会社で海外から日本に向けたビジネスをされている方がいます。海外からですのでたまに必要な会議などには貸会議室が必要で始めの頃は不便で困ったとのこと。何処で幾らぐらいが妥当なのかを調べるのも外国人には大変なことでした。しかし、あるサポート会社を通じて契約した時に電話もその企業の社員の様に受け答えしてくれて、ファックスやメールや郵便物の管理もしてくれる会社がありました。その数件の中には貸会議室も貸してくれる制度があったとの事で直ぐに契約したそうです。会議室が同じ場所なので相手の企業さまも不自由なく利用できるそうです。特にその方は商品の配送の仕事も兼ねているのでどうしても返品などを受ける場所が必要でした。

大量に返品があるわけではないですから、一ヶ月その代行事務所で返品を預かってもらい月々にまとめて受け取るそうです。貸会議室は大・中とありどちらもテーブルと椅子でソファーでは無いそうです。ホワイトボードが会議室にはあり必要なお茶などはそこの貸会議室の事務所の女性社員がサービングしてくれるそうです。会議をする側は不便無いそうです。ファックスもコピー機もありますし会議中は女性社員がある程度サポートしてくれるそうです。会議する本人がお茶を出すことは出来ませんから、便利なシステムだと思います。貸事務所の金額は時間制で決まっていて、30分から始るシステムだそうです。会議ですから相手先に割りと便利なところが優先でしょうね。中にはひどく不便な代行システム会社もあります。よくよく情報を収集して下調べが必要だと言っていました。

ご自分でビジネスを立ち上げ、スモールビジネスオーナーとしてオフィスを構えていらっしゃる方は多いかと思いますが、中々オフィス内に十分な会議スペースを設けるだけの余裕というのは中々ないものです。というのも、普段はワークスペースさえあれば仕事には差し支えありませんし、社内の会議ならば、ちょっとワークエリアで集まって済ませればOKなわけです。しかし、来客やクライアントとの会議となると、そうもいきません。大切なお客様を、自分たちの日頃のワークエリアにお通しするというのはビジネスセキュリティ上、好ましい事ではありませんし、お客様にとっても、他の社員がそばにいては、話を聞かれてしまいそうで、あまり会議に集中できないし、社員にとっても、お客様の前を忙しく通ったり、ビジネスの電話などを聞かれてしまいそうで、思うように仕事ができないわけです。こんな時、とても役に立つのが、外部の貸会議室の存在です。時間貸しや月契約などで利用することができます。

貸会議室といっても、昔のようなただの殺風景な部屋に折り畳み会議机と簡易椅子、というようなお粗末な貸会議室ではありません。最近の貸会議室は大手企業もびっくりなほど、素晴らしいシステムがそろっている所もあるのです。例えば、テレビ会議ができるシステムがついているため、海外とも自由自在に会議ができたり、少人数から大人数まで幅広い選択肢で利用できる会議室があります。またロケーションについても、駅に近い便利なわかりやすい場所に位置する、オフィスビルの中にあることが多いので、初めてのお客様でもすぐにわかるのでお客様にご迷惑をおかけすることは全くありません。また便利なのが必要な時だけ借りられるという点です。これならば貸会議室レンタルの代金もとってもお得に住みます。まだまだ軌道に乗る前のスモールビジネスオーナーの方にとっては節約できる所は切り詰めるのが節約の第一歩。不要な会議スペースは社内に持たず、外部の貸会議室をうまく利用するのがプロフェッショナルというものです。